QU’EST-CE QUE LA GED ?

La GED (Gestion Électronique des Documents), c'est comme ranger tous vos papiers importants (factures, contrats, etc.) mais sur un ordinateur de manière super organisée pour les retrouver facilement et les partager sans les imprimer. C'est une façon simple et efficace de gérer tous les documents numériques d'une entreprise.

Souvent désignée par son acronyme,
C’est un système informatisé conçu pour organiser, stocker, gérer et retrouver efficacement des documents et des informations numériques au sein d'une organisation. En d'autres termes, c'est la dématérialisation et l'organisation intelligente des flux documentaires d'une entreprise ou d'une entité.

Contrairement à un simple stockage de fichiers sur un serveur ou dans le cloud, une solution de GED offre des fonctionnalités avancées pour :

🖷 Capturer et numériser des documents papier (via scanner, application mobile, etc.)

🏷️ Indexer et classer les documents de manière structurée à l'aide de métadonnées (auteur, date, sujet, type de document, etc.), facilitant ainsi leur recherche ultérieure

💾 Stocker les documents de manière sécurisée et centralisée dans un référentiel unique

🔑 Gérer les accès et les droits des utilisateurs pour assurer la confidentialité et l'intégrité des informations

🔄 Suivre les versions des documents et conserver un historique des modifications

⚙️Mettre en place des workflows (circuits de validation, de diffusion, etc.) pour automatiser les processus documentaires

🤝Faciliter la collaboration et le partage des documents entre les utilisateurs autorisés

📁 Archiver les documents conformément aux obligations légales et aux politiques de conservation

🔍Rechercher rapidement et efficacement des informations grâce à des moteurs de recherche performants (recherche plein texte, recherche par métadonnées)

En résumé : 

La GED transforme la manière dont les organisations gèrent leurs informations, en passant d'un système souvent basé sur le papier et des processus manuels à un environnement numérique organisé, sécurisé et collaboratif.

Pourquoi la GED est-elle si recherchée ?

L'intérêt croissant pour la GED s'explique par de nombreux avantages pour les entreprises :

⏱️Gain de temps et d'efficacité : Recherche de documents plus rapide, automatisation des tâches, réduction des manipulations manuelles

💰Réduction des coûts : Économies de papier, d'encre, d'espace de stockage physique, de frais d'envoi

🧑‍🤝‍🧑Amélioration de la collaboration : Partage facile des informations, travail simultané sur les documents

🔒Sécurité accrue : Contrôle des accès, traçabilité des actions, réduction des risques de perte ou de destruction de documents

⚖️Conformité réglementaire : Facilitation de l'archivage légal et de la gestion des obligations de conservation

🗂️Meilleure organisation et centralisation de l'information : Accès unique à tous les documents pertinents

🍃Contribution au développement durable : Réduction de la consommation de papier